Entre 2023 y 2024, el personal de los Archivos Universitarios en el Centro de Investigación de Colecciones Especiales de las Bibliotecas de la Universidad de Kentucky (Lexington, EE. UU.) revisó la sostenibilidad de su programa de archivado web. Preservar la extensa presencia digital de la institución es una tarea tecnológicamente exigente, que requiere experiencia especializada continua y está insuficientemente financiada. Sin embargo, es absolutamente necesaria: si los archivos universitarios no determinan cómo adquirir, preservar y proporcionar acceso de forma sostenible a los documentos en línea, se producirán —y ya se han producido— importantes lagunas en la comprensión de las acciones, eventos y decisiones de la universidad.
Utilizamos el marco de nueve dimensiones para la sostenibilidad organizacional del patrimonio cultural digital de Kristin R. Eschenfelder et al. (2019) y la Hoja de Ruta de Sostenibilidad Socio-Técnica (STSR). Al finalizar nuestra revisión (presentada en la conferencia del Consorcio Internacional de Preservación de Internet 2024), identificamos cuatro problemas y posibles soluciones para organizar y mantener personas, recursos y prácticas de trabajo que mantengan el archivado web funcional y accesible a lo largo del tiempo, frente a desafíos actuales y futuros.
Uno de los problemas fue la complejidad y el cambio constante del dominio principal de la universidad, uky.edu. Dos de las soluciones propuestas fueron establecer relaciones con los creadores de registros y desarrollar procesos automatizados, ambos con el potencial de reducir el esfuerzo del personal y utilizar eficazmente los recursos limitados. Estamos avanzando en estas soluciones mediante colaboraciones continuas con el equipo de Relaciones Públicas y Marketing de la universidad.
En esta presentación, dos archiveros y el estratega de contenidos digitales de la universidad hablarán sobre nuestro Grupo de Trabajo de Comunicaciones Digitales; las iniciativas y procesos desarrollados hasta ahora; y nuestro descubrimiento de que crear un mejor proceso de preservación para los registros permanentes de la universidad es una vía de doble sentido que permite a los creadores de registros y especialistas en comunicación adherirse mejor a las políticas de accesibilidad y gobernanza, además de informar sobre cambios estructurales en la plataforma web institucional. A través de la colaboración, podemos mejorar la preservación minimizando las interrupciones en los flujos de trabajo actuales de contenido.