La creciente dependencia de tecnologías de reuniones digitales en universidades e instituciones de investigación ha transformado las prácticas colaborativas, pero los protocolos de gestión documental no han evolucionado al mismo ritmo. Este estudio examina cómo la transformación digital impacta la gobernanza de los registros institucionales, centrándose en la integración —o falta de ella— de principios archivísticos y de gestión documental en entornos de reuniones virtuales.
A partir de entrevistas semiestructuradas con profesionales del ámbito académico, organizaciones religiosas, instituciones corporativas y organismos municipales, esta investigación explora las discrepancias entre los avances tecnológicos y los estándares establecidos de gestión documental. Los resultados revelan que, si bien las plataformas digitales permiten grabar y almacenar reuniones con facilidad, las políticas sobre preservación, acceso y propiedad siguen siendo obsoletas. En muchos casos, la documentación oficial de reuniones se produce de forma inconsistente, se almacena en plataformas de terceros con derechos de propiedad poco claros o queda sin utilizar, contribuyendo al desorden digital en lugar de fortalecer la memoria institucional.
Además, el cambio hacia reuniones virtuales ha alterado las dinámicas de comunicación, afectando el intercambio de conocimiento, la colaboración y la sostenibilidad a largo plazo de los registros institucionales.
Este trabajo sostiene que la trayectoria actual de la gobernanza digital corre el riesgo de marginar la experiencia archivística en los procesos de toma de decisiones. Sin políticas claras sobre clasificación, retención y preservación de registros de reuniones, las universidades e instituciones de investigación enfrentan serios desafíos para mantener la rendición de cuentas, la transparencia y la continuidad histórica. El estudio subraya la necesidad urgente de que archiveros y gestores documentales participen activamente en el diseño de marcos de gobernanza digital que garanticen la sostenibilidad y fiabilidad de los registros institucionales.
Al vincular la teoría archivística con las prácticas digitales contemporáneas, esta investigación contribuye al debate sobre cómo los archivos universitarios y de investigación pueden innovar sin perder su papel fundamental en la memoria institucional y la rendición de cuentas. Los hallazgos abogan por una colaboración interdisciplinaria entre archiveros, profesionales de TI y responsables de políticas para asegurar que las estrategias de gobernanza digital se alineen con las mejores prácticas en gestión documental.