La creixent dependència de les tecnologies de reunions digitals a les universitats i institucions de recerca ha transformat les pràctiques col·laboratives, però els protocols de gestió documental no han evolucionat al mateix ritme. Aquest estudi examina com la transformació digital impacta la governança dels registres institucionals, centrant-se en la integració —o la manca d’aquesta— dels principis arxivístics i de gestió documental en entorns de reunions virtuals.
A partir d’entrevistes semiestructurades amb professionals de l’àmbit acadèmic, organitzacions religioses, institucions corporatives i organismes municipals, aquesta recerca explora les discrepàncies entre els avenços tecnològics i els estàndards establerts de gestió documental. Els resultats revelen que, tot i que les plataformes digitals permeten enregistrar i emmagatzemar reunions amb facilitat, les polítiques sobre preservació, accés i propietat continuen sent obsoletes. En molts casos, la documentació oficial de les reunions es produeix de manera inconsistent, s’emmagatzema en plataformes de tercers amb drets de propietat poc clars o queda sense utilitzar, contribuint al desordre digital en lloc d’enfortir la memòria institucional.
A més, el canvi cap a les reunions virtuals ha alterat les dinàmiques de comunicació, afectant l’intercanvi de coneixement, la col·laboració i la sostenibilitat a llarg termini dels registres institucionals.
Aquest treball sosté que la trajectòria actual de la governança digital corre el risc de marginar l’expertesa arxivística en els processos de presa de decisions. Sense polítiques clares sobre classificació, retenció i preservació dels registres de reunions, les universitats i institucions de recerca s’enfronten a greus desafiaments per mantenir la rendició de comptes, la transparència i la continuïtat històrica. L’estudi subratlla la necessitat urgent que els arxivers i gestors documentals participin activament en el disseny de marcs de governança digital que garanteixin la sostenibilitat i fiabilitat dels registres institucionals.
En vincular la teoria arxivística amb les pràctiques digitals contemporànies, aquesta recerca contribueix al debat sobre com els arxius universitaris i de recerca poden innovar sense perdre el seu paper fonamental en la memòria institucional i la rendició de comptes. Les conclusions defensen una col·laboració interdisciplinària entre arxivers, professionals de les TI i responsables de polítiques per assegurar que les estratègies de governança digital s’alineïn amb les millors pràctiques en gestió documental.