En aquesta era en què els registres sovint existeixen exclusivament en format digital, els gestors documentals i arxivers han de preocupar-se cada vegada més per disposar del programari adequat per gestionar metadades, ciberseguretat, costos d’emmagatzematge digital, entre altres aspectes. Aquesta era digital exigeix que els arxivers i gestors documentals depenguin més dels seus col·legues de TI, sovint cedint poder en la presa de decisions durant el procés.
Tanmateix, aquesta pèrdua de control total sobre les decisions relacionades amb els registres sol conduir a eleccions de programari que responen a estratègies institucionals més àmplies. No tenir en compte els requisits tecnològics de l’arxivística i la gestió documental deixa els professionals sense les eines adequades per fer la seva feina, obligant-los a dependre d’un conjunt d’aplicacions per poder operar correctament.
Trobar aliats amb preocupacions compartides és clau per mantenir els arxivers i gestors documentals al centre de les decisions sobre els registres. Invocar el risc legal en les col·leccions digitals ofereix una oportunitat única per trobar aquests aliats. Arxivers, gestors documentals i professionals de l’àmbit legal comparteixen una comprensió especialitzada sobre transparència, privacitat, protecció de dades, propietat intel·lectual i lleis de retenció. Aquesta comprensió comuna permet una col·laboració eficaç a l’hora de defensar les necessitats arxivístiques en relació amb les decisions sobre programari i governança.
En centrar el risc legal i l’incompliment normatiu, els arxivers i gestors documentals s’empoderen, juntament amb els assessors legals, per defensar millor les necessitats de l’arxiu. En guanyar aliats que comprenen la tasca més àmplia d’aquests professionals —més enllà del patrimoni cultural i la memòria institucional— es pot continuar participant activament en la presa de decisions sobre necessitats digitals i tecnològiques.