Entre 2023 i 2024, el personal dels Arxius Universitaris del Centre de Recerca de Col·leccions Especials de les Biblioteques de la Universitat de Kentucky (Lexington, EUA) va revisar la sostenibilitat del seu programa d’arxivat web. Preservar l’àmplia presència digital de la institució és una tasca tecnològicament exigent, que requereix experiència especialitzada contínua i està insuficientment finançada. Tot i això, és absolutament necessària: si els arxius universitaris no determinen com adquirir, preservar i proporcionar accés de manera sostenible als documents en línia, es produiran —i ja s’han produït— llacunes importants en la comprensió de les accions, esdeveniments i decisions de la universitat.
Vam utilitzar el marc de nou dimensions per a la sostenibilitat organitzacional del patrimoni cultural digital de Kristin R. Eschenfelder et al. (2019) i la Fulla de Ruta de Sostenibilitat Sociotècnica (STSR). En finalitzar la nostra revisió (presentada a la conferència del Consorci Internacional de Preservació d’Internet 2024), vam identificar quatre problemes i possibles solucions per organitzar i mantenir persones, recursos i pràctiques de treball que mantinguin l’arxivat web funcional i accessible al llarg del temps, davant dels reptes actuals i futurs.
Un dels problemes era la complexitat i el canvi constant del domini principal de la universitat, uky.edu. Dues de les solucions proposades van ser establir relacions amb els creadors de registres i desenvolupar processos automatitzats, ambdues amb el potencial de reduir l’esforç del personal i utilitzar eficaçment els recursos limitats. Estem avançant en aquestes solucions mitjançant col·laboracions contínues amb l’equip de Relacions Públiques i Màrqueting de la universitat.
En aquesta presentació, dos arxivers i l’estrateg de continguts digitals de la universitat parlaran sobre el nostre Grup de Treball de Comunicacions Digitals; les iniciatives i processos desenvolupats fins ara; i el nostre descobriment que crear un millor procés de preservació per als registres permanents de la universitat és una via de doble sentit que permet als creadors de registres i especialistes en comunicació adherir-se millor a les polítiques d’accessibilitat i governança, a més d’informar sobre canvis estructurals en la plataforma web institucional. Mitjançant la col·laboració, podem millorar la preservació minimitzant les interrupcions en els fluxos de treball actuals de contingut.