A Finlàndia, a més de la planificació, la gestió documental sovint inclou serveis com el Registre i, en alguns casos, els serveis d’arxiu, si l’organització és responsable de conservar els seus propis arxius. Els mateixos professionals s’encarreguen de planificar la gestió documental i l’arxivística, i ambdós processos estan regulats per la legislació nacional.
En els darrers anys, la Universitat Aalto ha promogut de manera eficient tant la digitalització com la gestió del cicle de vida de tota la informació generada en els sistemes operatius i altres processos clau. Anteriorment, la fragmentació o el processament múltiple de la informació era un problema quan els sistemes operatius estaven desconnectats entre si. A més, alguns processos encara depenien del paper a causa dels llargs períodes de conservació (per exemple, nòmines).
A la Universitat Aalto, el Servei de Gestió Documental és responsable de mantenir el pla de gestió documental de la universitat i, per tant, participa de manera central en la planificació de la preservació sostenible de la informació generada. Aquest treball es realitza en col·laboració amb el departament de TI i altres serveis universitaris.
En el cas d’Aalto, el Servei de Gestió Documental també és propietari d’infraestructures clau com el sistema de signatura digital Aalto Sign (Sarake), el sistema de gestió documental SAHA (TWeb) i el sistema de preservació digital i gestió d’actius Aalto Repo (Preservica).
Aquests sistemes s’han integrat eficaçment amb diversos sistemes operatius clau de la universitat i s’estan desenvolupant noves integracions (per exemple, certificats digitals de títols i registres d’adquisicions). També s’han dissenyat nous fluxos de treball sobre la plataforma de serveis (Salesforce), com el formulari de decisions universitàries, i es preveuen futures integracions per a contractes de recerca.
La ponència analitza el paper dels especialistes en gestió documental i arxivers en la gestió i orientació del cicle de vida de la informació, els processos de preservació sostenible, la digitalització i l’arquitectura de sistemes. Una comprensió profunda de la informació produïda, el seu cicle de vida, la necessitat d’arxivar-la i els sistemes utilitzats, així com la cooperació amb altres serveis universitaris, és clau per a una gestió eficaç del cicle de vida i la digitalització.