En Finlandia, además de la planificación, la gestión documental suele incluir servicios como el Registro y, en algunos casos, los servicios de archivo, si la organización es responsable de conservar sus propios archivos. Los mismos profesionales se encargan de planificar la gestión documental y la archivística, y ambos procesos están regulados por la legislación nacional.
En los últimos años, la Universidad Aalto ha promovido de forma eficiente tanto la digitalización como la gestión del ciclo de vida de toda la información generada en los sistemas operativos y otros procesos clave. Anteriormente, la fragmentación o el procesamiento múltiple de la información era un problema cuando los sistemas operativos estaban desconectados entre sí. Además, algunos procesos seguían dependiendo del papel debido a los largos períodos de conservación (por ejemplo, nóminas).
En la Universidad Aalto, el Servicio de Gestión Documental es responsable de mantener el plan de gestión documental de la universidad y, por tanto, participa de forma central en la planificación de la preservación sostenible de la información generada. Este trabajo se realiza en colaboración con el departamento de TI y otros servicios universitarios.
En el caso de Aalto, el Servicio de Gestión Documental también es propietario de infraestructuras clave como el sistema de firma digital Aalto Sign (Sarake), el sistema de gestión documental SAHA (TWeb) y el sistema de preservación digital y gestión de activos Aalto Repo (Preservica).
Estos sistemas se han integrado eficazmente con varios sistemas operativos clave de la universidad y se están desarrollando nuevas integraciones (por ejemplo, certificados digitales de títulos y registros de adquisiciones). También se han diseñado nuevos flujos de trabajo sobre la plataforma de servicios (Salesforce), como el formulario de decisiones universitarias, y se prevén futuras integraciones para contratos de investigación.
La ponencia analiza el papel de los especialistas en gestión documental y archiveros en la gestión y orientación del ciclo de vida de la información, los procesos de preservación sostenible, la digitalización y la arquitectura de sistemas. Una comprensión profunda de la información producida, su ciclo de vida, la necesidad de archivarla y los sistemas utilizados, así como la cooperación con otros servicios universitarios, es clave para una gestión eficaz del ciclo de vida y la digitalización.