En esta era en la que los registros existen a menudo exclusivamente en formato digital, los gestores documentales y archiveros deben preocuparse cada vez más por contar con el software adecuado para abordar la gestión de metadatos, la ciberseguridad, los costes de almacenamiento digital, entre otros aspectos. Esta era digital exige que los archiveros y gestores documentales dependan más de sus colegas de TI, a menudo cediendo poder en la toma de decisiones en el proceso.
Sin embargo, esta pérdida de control total sobre las decisiones relacionadas con los registros suele conducir a elecciones de software que responden a estrategias institucionales más amplias. No tener en cuenta los requisitos tecnológicos de la archivística y la gestión documental deja a los profesionales sin las herramientas adecuadas para realizar su trabajo, obligándolos a depender de un conjunto de aplicaciones para poder operar correctamente.
Encontrar aliados con preocupaciones compartidas es clave para mantener a los archiveros y gestores documentales en el centro de las decisiones sobre los registros. Invocar el riesgo legal en las colecciones digitales ofrece una oportunidad única para encontrar estos aliados. Archiveros, gestores documentales y profesionales del ámbito legal comparten una comprensión especializada sobre transparencia, privacidad, protección de datos, propiedad intelectual y leyes de retención. Esta comprensión común permite una colaboración eficaz al abogar por las necesidades archivísticas en relación con las decisiones sobre software y gobernanza.
Al centrar el riesgo legal y el incumplimiento normativo, los archiveros y gestores documentales se empoderan, junto con los asesores legales, para defender mejor las necesidades del archivo. Al ganar aliados que comprenden el trabajo más amplio de estos profesionales —más allá del patrimonio cultural y la memoria institucional— se puede seguir participando activamente en la toma de decisiones sobre necesidades digitales y tecnológicas.