Un àmbit de gestió de convenis, protocols i contractes és l’àrea administrativa encarregada de tramitar, controlar i arxivar aquests instruments jurídics d’acord amb la seva tipologia i els procediments interns de la UAB.
Aquestes unitats asseguren que cada acord, ja sigui un conveni, un protocol o un contracte, compleixi la normativa, es revisi correctament i s’enregistri als sistemes institucionals.
Aquesta funció és essencial per garantir que tots els convenis compleixin els requisits legals i procedimentals, que quedin degudament registrats i que el procés de revisió i autorització es desenvolupi de manera ordenada i transparent. A més, l’àmbit de gestió actua com a punt de suport per a les persones promotores, revisores i signants, assegurant que la documentació necessària sigui correcta i completa.
L’àmbit de gestió és la peça administrativa que assegura el bon funcionament del cicle de vida d’un conveni, des de la seva preparació fins al seu arxiu final, vetllant pel compliment de la normativa interna i externa aplicable.
Àmbits de gestió
Oficina de Coordinació Institucional (OCI)
- Convenis institucionals d’àmbit estatal
Models
Àrea de Relacions Internacionals (ARI)
- Convenis institucionals d’àmbit internacional
Models
Escola de Doctorat (ED)
- Estudis de doctorat
- Estada de recollida de dades per elaboració de tesi
- Cotutela
Escola de Formació Permanent (EFP)
- Titulacions pròpies de postgrau
- Transferència formativa
Àrea de Gestió de la Recerca (AGR)
- Convenis de col·laboració
- Contracte d’assessorament i assistència tècnica
- Contracte específic (projecte R+D)
- Addendes
- Acords de Confidencialitat
- Full d’encàrrec
Models
MANUALS D’AJUDA PER A ÀMBITS DE GESTIÓ
Tramitador
TRAMITADOR
Accés al tramitador:
https://eadmin.uab.cat/tramitador
Cal accedir amb NIU i contrasenya UAB
ESPAI DE PROVES
Accés a l’entorn de test del tramitador (amb NIU autoritzat a l’entorn):
https://eadmint.uab.cat/tramitador
Cal accedir amb NIU I contrasenya UAB
Cal estar connectat a la VPN UAB
Proposta
INICIAR UN TRÀMIT
Una proposta de conveni arriba a través de la sol·licitud presentada per un promotor. Els àmbits de gestió també poden introduir propostes directament mitjançant l’opció “Inici revisió i signatura del conveni (Àmbit de gestió)”.
TASQUES PENDENTS
A l’apartat “Tasques pendents” es mostren tots els expedients que estem gestionant, en qualsevol dels seus estats (proposta, revisió, signatura, etc.).
A “Tasques assignades als meus grups” es visualitzen les tasques que estan assignades al nostre àmbit de gestió i que poden veure tots els membres del grup.
A “Tasques assignades a mi” apareixen les tasques que he adquirit personalment per gestionar un expedient.
Quan adquireixo una tasca, la resta de membres del meu grup ja no la poden veure, perquè passa a ser de gestió individual. Per aquest motiu, és important tornar la tasca un cop finalitzada la consulta, revisió o acció corresponent, de manera que torni a estar disponible per a la resta del grup.
Per veure únicament els convenis d’aquesta fase, cal filtrar per la tipologia “PROPOSTA DE CONVENI”.
GESTIONAR UNA TASCA
En aquesta fase les tasques es diuen “Gestió de la proposta”
En aquesta pantalla es poden revisar les dades de la proposta i consultar els documents adjunts.
…/…
…/…
Accions disponibles en aquesta pantalla
Al final d’aquesta pantalla trobaràs el menú d’accions que es poden realitzar sobre la proposta. Les opcions són les següents:
DEMANAR DADES
Permet sol·licitar informació addicional al sol·licitant, al promotor o a la persona de contacte. Aquesta acció és útil quan manca documentació o cal aclarir algun aspecte de la proposta.
Com fer-ho
Cal fer-ho en tres passos
1- Detall – Demanar dades sol·licitant/promotor/contacte
2- Anar a la pantalla de “tasques pendents” secció “tasques assignades als meus grups”. L’estat canvia a “enviar requeriment d’informació” Adquirir
3- A “tasques assignades a mi” Detall
Ens permet escriure el missatge que rebrà per correu electrònic la persona a la qual li requerim informació.
DEMANAR VALIDACIÓ
En funció de la tipologia del conveni, es pot designar un validador perquè avali i accepti la proposta (per exemple, cap de departament, deganat, etc.).
Com fer-ho
Cal fer-ho en tres passos:
1- Detall – Demanar validació
2- Anar a la pantalla de “tasques pendents” secció “tasques assignades als meus grups”. L’estat canvia a “assignar validador” Adquirir
3- A “tasques assignades a mi” Detall
Ens permet seleccionar el grup del càrrec que volem (Deganat, Direcció, Coordinació, …), seleccionar el validador concret i afegir un comentari que el validador rebrà per correu electrònic.
REASSIGNAR PROPOSTA
Permet reassignar una proposta de conveni o contracte a un altre àmbit de gestió quan la tipologia no correspon al nostre. Aquesta funcionalitat evita que el promotor hagi de tornar a iniciar la proposta des de zero en un altre àmbit.
Com fer-ho
Cal fer-ho en tres passos:
1- Detall – Reassignar proposta
2- Anar a la pantalla de “tasques pendents” secció “tasques assignades als meus grups”. L’estat canvia a “canvi modalitat” Adquirir
3- A “tasques assignades a mi” Detall
Permet seleccionar la nova modalitat de conveni perquè l’àmbit de gestió corresponent rebi la proposta.
IMPROCEDENT
Dona la possibilitat de tancar l’expedient d’una proposta quan, després de revisar-la, es considera que no és procedent o que cal anul·lar-la per algun motiu justificat.
Com fer-ho
Detall – Improcedent
La sol·licitud s’anul·la automàticament i el promotor n’és informat per correu electrònic.
INICIAR REVISIÓ
Aquesta opció s’utilitza quan es disposa de tota la documentació, dades i validacions necessàries. Permet enviar el conveni, protocol o contracte al procés formal de revisió i signatura.
Com fer-ho
Detall –Iniciar revisió
La sol·licitud avança a la fase següent del tramitador, “Revisió i signatura de conveni”, i es genera l’expedient corresponent. El promotor n’és informat mitjançant correu electrònic.
L’expedient es visualitzarà a “Tasques assignades als meus grups”; caldrà adquirir-lo per iniciar la revisió. L’estat que hi constarà serà “Catalogació del conveni”.
DESA
Aquesta funció permet guardar les dades dins del mateix estat, sense tramitar ni avançar l’expedient cap a les accions anteriors. És essencial per conservar canvis abans de continuar.
Com fer-ho
Detall –Desa
TORNAR
El botó Tornar permet accedir a la pantalla anterior del tramitador sense perdre la navegació.
Com fer-ho
Detall –Tornar
Revisió
TASQUES PENDENTS
A l’apartat “Tasques pendents” es mostren tots els expedients que estem gestionant, en qualsevol dels seus estats (proposta, revisió, signatura, etc.).
A “Tasques assignades als meus grups” es visualitzen les tasques que estan assignades al nostre àmbit de gestió i que poden veure tots els membres del grup.
A “Tasques assignades a mi” apareixen les tasques que he adquirit personalment per gestionar un expedient.
Quan adquireixo una tasca, la resta de membres del meu grup ja no la poden veure, perquè passa a ser de gestió individual. Per aquest motiu, és important tornar la tasca un cop finalitzada la consulta, revisió o acció corresponent, de manera que torni a estar disponible per a la resta del grup.
Per veure únicament els convenis d’aquesta fase, cal filtrar per la tipologia “REVISIÓ I SIGNATURA DEL CONVENI”.
CATALOGACIÓ
La catalogació és la primera acció que es realitza quan un conveni o contracte passa de la fase de sol·licitud a la fase de revisió i signatura.
En aquesta pantalla es poden dur a terme les accions següents:
- Relacionar l’expedient d’un conveni o contracte anterior, o bé l’expedient del conveni mare en el cas d’una addenda.
Modificar les dades del conveni:
- el nom del conveni, si escau.
- Incloure o modificar l’abast del conveni (és a dir, descriure’n l’objecte).
- Indicar si el conveni o contracte conté dades de caràcter personal, amb l’objectiu de protegir-ne el contingut.
Modificar el promotor i/o el contacte del conveni.
Documentació
- Incloure noves versions del document de proposta del conveni.
- Afegir documentació annexa.
- Incloure nous documents de suport.
La catalogació es fa primer per categoria (contracte, conveni o protocol) i, posteriorment, per tipologia o subtipologia, segons la categoria seleccionada.
També cal indicar la matèria, que servirà com a metadada del conveni.
Altres camps que cal completar:
- Àmbit: nacional o internacional.
- Col·lectiu: PDI, alumnat, PTGAS o institucional.
- Informació econòmica (si escau).
- País (cal seleccionar-lo de la llista).
Les dades marcades amb * són obligatòries.
Un cop introduïdes totes les dades, cal fer clic a “Enviar”.
PROCÉS DE REVISIÓ
Una vegada catalogat un conveni o contracte, es pot iniciar el procés de revisió.
El document es pot enviar a diferents actors perquè en facin la valoració.
Aquest enviament es fa de manera seqüencial: el tramitador no pot enviar simultàniament el conveni a dos revisors.
Les opcions disponibles en aquesta fase són les següents:
- Revisió política o tècnica: permet enviar el conveni a un grup de revisió (vicegerència, vicerectorat, servei, etc.) perquè en faci la valoració.
- Revisió jurídica: permet enviar el conveni al Gabinet Jurídic perquè el revisi. Des del Gabinet Jurídic s’assignarà la tasca a un lletrat o lletrada.
- Revisió de protecció de dades: permet enviar el conveni al delegat o delegada de protecció de dades perquè en faci la revisió corresponent.
- Valoració dels comentaris dels revisors: permet enviar el conveni al promotor perquè pugui valorar, modificar o ajustar el document a partir dels comentaris del Gabinet Jurídic, del delegat de protecció de dades o dels revisors corresponents.
- Validació per òrgan de govern: permet deixar el conveni en espera de l’aprovació per part d’un òrgan de govern. També permet indicar la data i l’òrgan que ha d’aprovar la signatura del conveni.
- Cancel·lació del conveni: permet cancel·lar l’expedient per algun motiu justificat.
- Desar: permet guardar els canvis realitzats a l’expedient sense enviar-lo a cap revisor ni al promotor.
- Finalitzar la revisió: permet passar a la fase de signatura un cop s’han obtingut tots els vistiplau corresponents segons el circuit de revisió establert per a cada tipologia de conveni.
Després de seleccionar l’acció que es vol realitzar, cal fer clic a “Enviar”.
En aquest apartat, quan s’envia una tasca a un revisor o al promotor, aquest rep un correu electrònic de notificació que l’informa de la tasca assignada i que inclou un accés directe al tramitador.
DADES DEL TRÀMIT
Aquest apartat del tramitador, situat a la dreta de la pantalla, permet veure l’estat del conveni i, sobretot, els comentaris realitzats pels diferents revisors i actors que intervenen en el procés de revisió del conveni o contracte.
Dades: s’hi mostren les dades essencials de l’expedient.
Estat: indica en quin punt de la tramitació es troba l’expedient.
Comentaris: molt important. En aquest espai es poden consultar tots els comentaris i moviments de l’expedient al llarg del procés de revisió.
Signatura
A la fase final de signatura es poden dur a terme les accions següents:
- Signatura al portafirmes: permet signar el conveni o contracte mitjançant el sistema de portafirmes de la UAB.
- Recepció manual del conveni signat: aquest estat permet incorporar al tramitador un conveni que ja ha estat signat, tant si la signatura és digital com manual.
- Tornar a la revisió: aquesta acció permet retornar l’expedient del conveni a l’estat anterior de revisió.
- Cancel·lació del conveni: aquesta acció permet cancel·lar l’expedient del conveni per algun motiu justificat.
Gestió
A l’apartat de gestió es poden fer cerques d’expedients, consultar l’estat dels convenis i obtenir altra informació, en funció del rol i de l’àmbit de gestió de cada usuari.
