La UAB disposa d’un procediment unificat per a la sol·licitud de convenis amb institucions i entitats externes, a través del sistema de tramitació electrònica. El procés s’inicia amb la figura del promotor/a, que pot introduir la proposta o delegar-la a un sol·licitant i designar una persona de contacte.
En aquesta fase inicial només s’admet la sol·licitud, que serveix per iniciar el circuit de tramitació; la validació arribarà després, amb la revisió i autorització basada en els informes jurídics i econòmics necessaris i la decisió final dels òrgans de govern. D’aquesta manera, es garanteix la seguretat jurídica i la viabilitat econòmica dels convenis que reforcen la col·laboració de la UAB amb l’entorn acadèmic, social i empresarial.
Qui pot proposar un conveni?
- El degà o la degana i el director o la directora de centres, departaments, instituts universitaris i altres estructures de recerca.
- Equip de gerència i càrrecs de direcció: caps d’àrees, unitats, oficines, serveis, administracions i altres nivells de comandament.
- Personal acadèmic, amb el vistiplau del director o de la directora del departament.
Rols dins el Tramitador
- Promotor/a: La persona responsable, excepte si s’estableix una previsió específica, formalitza els contactes i les negociacions amb les altres parts signatàries. També supervisa l’execució del conveni i adopta les decisions i dicta les instruccions necessàries per assegurar la correcta realització de la prestació pactada, dins de les facultats que té atribuïdes. Pot assumir també les funcions de sol·licitant i de contacte, si escau, les quals podrà delegar en altres persones.
- Sol·licitant: Persona que introdueix al Tramitador tota la informació necessària per iniciar la tramitació del conveni.
- Contacte: Persona de referència durant el procés de tramitació i fins a la signatura del conveni. Rep notificacions i pot resoldre dubtes o aportar aclariments.
- Validador/a: Persona que, si escau, dona el vistiplau a la proposta. En el cas del personal acadèmic, aquest vistiplau correspon al director o directora del departament al qual pertany la persona promotora i, si cal, a altres responsables dels òrgans de govern de la Universitat. L’àmbit de gestió pot demanar la validació a altres figures de gestió i direcció de la UAB, segons el tipus de conveni.
- Àmbit de gestió: Unitat de la UAB encarregada de revisar i gestionar el conveni segons la seva tipologia (nacional, internacional, recerca, formació, etc.). Coordina el procés i tramita la signatura final.
Tipologies i models de cada àmbit de gestió
Oficina de Coordinació Institucional (OCI)
- Convenis institucionals d’àmbit estatal
Models
Àrea de Relacions Internacionals (ARI)
- Convenis institucionals d’àmbit internacional
Models
Escola de Doctorat (ED)
- Estudis de doctorat
- Estada de recollida de dades per elaboració de tesi
- Cotutela
Escola de Formació Permanent (EFP)
- Titulacions pròpies de postgrau
- Transferència formativa
Àrea de Gestió de la Recerca (AGR)
- Convenis de col·laboració
- Contracte d’assessorament i assistència tècnica
- Contracte específic (projecte R+D)
- Addendes
- Acords de Confidencialitat
- Full d’encàrrec
Models
Formulari de sol·licitud
Qui el pot emplenar?
- Personal acadèmic i investigador de la UAB
- Personal tècnic, de gestió i d’administració i serveis
Com accedir: Amb NIU i contrasenya
Formulari:
Disponible a la Seu electrònica de la UAB:
https://seuelectronica.uab.cat/tramits-convenis
Manual d’ajuda per a la sol·licitud
Com es fa una sol·licitud pas a pas
Accedir al formulari per la seu electrònica
- El títol no pot superar els 180 caràcters, inclosos espais i signes de puntuació.
- No utilitzeu el signe “/”.
- No escriviu tot el títol en majúscules.
- Cal incloure els noms de les entitats amb les quals es signa el conveni (exemple: entre la UAB i …).
- Si és una addenda, seguiu el format: “Addenda X del conveni XX”.
- Per a convenis anuals, es pot afegir al final del títol el curs corresponent (exemple: curs 2025-26).
Exemples:
- Conveni de col.laboració entre la UAB i la Universitat de XXXX per a publicació de la revista XXXX. Curs 2025-26
- Addenda al conveni de col·laboració de data XX-XX-XXXX entre la UAB i l’Ajuntament de XXXX per a l’acreditació del nivell d’idiomes
- Conveni de col·laboració docent entre la UAB, la Universitat XXXX i l’Institut de XXXX per als cursos 2024-2025, 2025-2026 i 2026-2027
La data del dia que es fa la sol·licitud sortirà automàticament.
Trieu la modalitat de conveni
El NIU, el nom i el correu electrònic de la persona autenticada al sistema apareixeran automàticament. Les altres dades s’han d’introduir manualment.
Si la persona promotora i la persona de contacte coincideixen amb la sol·licitant:
- Es poden copiar automàticament totes les dades de la sol·licitant.
Si la persona promotora és diferent de la sol·licitant:
- Introdueix el NIU de la promotora.
- Les dades es completaran de la mateixa manera que les de la sol·licitant.
Si la persona de contacte és diferent de la sol·licitant:
Les dades es completaran de la mateixa manera que les de la sol·licitant.
Cal indicar si hi ha alguna aportació econòmica per part de la UAB i/o de les altres entitats. En cas afirmatiu, caldrà especificar la quantitat.
Es recomana que la proposta de redactat del conveni es presenti en un document de tractament de text (Word o similar).
A l’apartat de documentació de suport es poden adjuntar altres documents relacionats amb la proposta de conveni (versions en altres llengües, annexos, convenis anteriors, etc.). En aquests casos, caldrà especificar la naturalesa o característica de cadascun dels documents de suport.
El botó “Afegir més documents” permet incorporar diversos documents de manera successiva.
Indiqueu les diferents entitats que participen en el conveni. Cal escriure’n una per línia i amb el nom complet; si escau, es poden afegir les sigles o l’acrònim entre parèntesi.
Exemple:
Universitat de Girona (UdG)
Ajuntament de Sabadell
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)
Un cop completat tot el formulari (els camps amb * són obligatoris), s’ha de prémer el botó “Enviar” per trametre’l.
La persona sol·licitant, la persona promotora i la persona de contacte rebran un correu electrònic informant de la correcta recepció de la sol·licitud.
Quan el conveni sigui acceptat, denegat o es requereixin dades addicionals, es rebran notificacions per correu electrònic.
En cas de necessitar més informació, les persones usuàries es podran adreçar a l’àmbit responsable de la gestió corresponent.
Notificacions per correu electrònic durant la fase de sol·licitud de conveni
Sol·licitud de dades addicionals
El conveni està pendent de revisió. Per completar la seva tramitació, es requereixen dades addicionals. Rebrà un correu electrònic amb les indicacions necessàries per proporcionar la informació requerida.
Sol·licitud acceptada
La sol·licitud ha estat acceptada i, a partir d’aquest moment, comença la fase de revisió i autorització del conveni, que inclou tot el circuit corresponent (Gabinet Jurídic, Delegat de Protecció de Dades, Secretaria General, Gabinet del Rectorat i Vicegerents i Vicerectors relacionats).
Es tracta d’un tràmit que requereix cert temps i, en alguns casos, pot allargar-se diversos mesos. El correu electrònic informarà sobre l’inici del procés, els passos previstos i la forma de comunicar qualsevol al·legació o proposta de modificació durant el procediment.
Sol·licitud denegada
El conveni ha estat denegat. Rebrà un correu electrònic amb la notificació i, si escau, les motivacions que han conduït a la denegació.
Manual d’ajuda per a la validació de la sol·licitud
Com fer la validació d’una sol·licitud pas a pas per part d’una persona assignada com a validador d’una proposta
La validació per a la incorporació de la proposta de conveni es pot sol·licitar a una persona corresponent. En el cas del personal acadèmic, el vistiplau correspon al director o directora del departament al qual pertany la persona promotora i, si escau, a altres responsables dels òrgans de govern de la Universitat. Així mateix, l’àmbit de gestió podrà sol·licitar la validació a altres càrrecs de gestió i direcció de la UAB, d’acord amb la tipologia del conveni.
La persona validadora rebrà un correu electrònic en què se li demana que emeti la seva valoració sobre la proposta:
Assumpte: PROPOSTA DE CONVENI PER A LA VOSTRA VALIDACIÓ [TÍTOL DEL CONVENI]
Destinatari: Validador
Hem rebut una proposta de conveni “[TÍTOL DEL CONVENI]” que necessita la vostra validació. Per fer la revisió, accediu a
[enllaç al tramitador]
Comentari de l’àmbit de gestió: [Comentari]
D’acord amb la normativa, la vostra validació assegura la continuïtat del procés.
Moltes gràcies.[Signatura de l’àmbit de gestió]
La persona validadora haurà d’accedir a l’enllaç rebut per correu electrònic per tal de valorar la proposta.
Podrà consultar els comentaris introduïts anteriorment (a la banda dreta de la pantalla).
Un cop revisada la informació, haurà d’autoritzar o denegar la proposta. Els botons d’autorització i de denegació es troben al final del document, i caldrà afegir un comentari a la casella immediatament superior abans d’enviar la valoració.
IMPORTANT: En fer clic a AUTORITZAR o NO AUTORITZAR, la resposta s’envia automàticament. Per aquest motiu, és important revisar primer tota la informació i afegir el comentari corresponent abans de validar la proposta.