L’impacte de la pandèmia obliga a revisar i a replantejar-se moltes tasques, funcions i maneres de fer. Actualment, una de les qüestions prioritàries és com garantir el servei tot respectant les instruccions preventives que evitin el contagi. Des de la “represa” de l’estiu passat s’han aplicat totes i cadascuna de les mesures, fidels al lema “la biblioteca, un espai segur”.
Enmig de tota aquesta onada de canvis ha aparegut una necessitat nova: administrar l’aforament de les biblioteques. Conèixer la quantitat de persones que ocupa un espai ha passat a ser una eina de gestió que dona més garanties a l’usuari. Aquest ha estat el propòsit del sistema de gestió de l’aforament que ha instal·lat el Servei de Biblioteques, posat en marxa el passat octubre.
En concret, poder administrar l’aforament és una garantia addicional en moments que calgui ajustar l’ocupació, prioritàriament per qüestions sanitàries però també per a altres necessitats.
REPTE TÈCNIC
Posar-lo en marxa ha estat un repte tècnic important, tant per la urgència com per la necessitat de trobar un equilibri entre el cost i les garanties per als usuaris. És important remarcar que actualment hi ha molts sistemes de control de l’aforament al mercat, en resposta a una necessitat ineludible, de manera que s’han convertit en un negoci a l’alça.
Molts d’aquest sistemes funcionen amb tecnologies molt sofisticades que recullen dades dels usuaris (reconeixement visual, per exemple), assistits per complicats i costosos sistemes de sensors generosament distribuïts segons necessitats.
El sistema escollit pel Servei de Biblioteques evita aquests punts crítics. És a dir, no recull dades personals, es basa en tecnologia no invasiva, de radiofreqüència, limita el nombre de sensors i no necessita cablejat addicional perquè fa servir tecnologia inalàmbrica. El sistema, bàsicament, compta i discrimina les entrades i sortides de persones, sense identificar-les, informa gràficament els usuaris, agrega les dades i les sistematitza per a la gestió interna.
COM FUNCIONA?
El sistema informa els usuaris al moment de quina és l’ocupació biblioteques, al web o al mòbil, i en pantalles del servei d’informació de la universitat (sistema Difon).
Quant als requisits tècnics, ha calgut la instal·lació d’un sistema de sensors a les portes d’entrada i sortida de les biblioteques, uns miniordinadors i pantalles auxiliars que gestionen totes aquestes dades per processar-les en temps real i emmagatzemar-les.
El sistema escollit és Tkounter, de l’empresa Techkovery. A cada porta d’entrada de les biblioteques s’ha instal·lat un joc de sensors de radiofreqüència (RFID), col·locats als arc magnètics de les portes. Aquests sensors estan sincronitzats amb un router que envia les dades cap un servidor al núvol, on es guarden i processen.
USUARIS BEN INFORMATS
La versió de Tkounter instal·lada a les Biblioteques inclou una segona funcionalitat, Aforo, que és la que permet oferir les dades de l’ocupació en temps real.
A més d’enviar les dades al servidor central, el receptor vinculat als sensors informa també a uns miniordinadors que cada 1,4 segons actualitzen les dades i les mostra gràficament al web i el mòbil, i en pantalles informatives situades a l’entrada de les biblioteques. Opcionalment, , les dades també es poden enviar al servidor que administra les pantalles del sistema d’informació Difon.
AVANTATGES PER A LA GESTIÓ DELS ESPAIS
Cal destacar que el servei es complementa amb una plataforma online d’ús intern que permet a les biblioteques gestionar els respectiu perfils de forma individualitzada (horaris d’obertura, capacitat, etc.) i extraure dades estadístiques útils per prendre decisions sobre serveis, horaris i espais.
VALORACIÓ
En resum, el procés d’instal·lació d’aquests equips ha estat molt ràpid. Aproximadament en unes 2 setmanes es van tenir tot els dispositius instal·lats. De fet, l’activació i posada en funcionament dels comptadors és instantània, el mateix dia que es connecten mostren l’ocupació a les pantalles de la biblioteca.
Tot i la immediatesa que caracteritza el sistema instal·lat, la Unitat Tècnica i de Projectes i el personal de les biblioteques que han participat en el projecte, han necessitat un període d’adaptació i ajustaments que en alguns casos, com la Biblioteca de Ciències Social o la Biblioteca de Comunicació, s’ha elevat al mes i mig.
Els gairebé tres mesos que han passat d’ençà de la instal·lació, marcats per continus canvis de directrius en la gestió de l’epidèmia, han servit per posar-lo a prova i comprovar que compleix les expectatives. La instal·lació ha estat més o menys laboriosa segons les característiques arquitectòniques de cada biblioteca però l’assistència tècnica ha estat sempre molt eficient.
Amb aquesta experiència el Servei de Biblioteques ha estat pioner a la UAB, posant a prova un sistema que es podria fer extensiu a d’altres àmbits de la mateixa universitat, atesa la importància actual de conèixer l’aforament dels espais. El bagatge i el coneixement apresos són un actiu que es podria aprofitar per a altres casos.
Beatriu Piera i Tomàs Fabregat