La Universitat Autònoma de Barcelona (UAB) és una institució acadèmica de gran abast i complexitat. Amb 15 facultats, 57 departaments, més de 27.000 estudiants de grau, gairebé 5.000 estudiants de postgrau i doctorat, i una comunitat de més de 4.100 docents i investigadors i 2.200 membres del personal tècnic, de gestió i d’administració i serveis, la UAB desplega una activitat d’aprenentatge i recerca intensiva sostinguda per un pressupost anual superior als 412 milions d’euros. En el cor d’aquesta vida universitària, el Servei de Biblioteques esdevé un element clau per garantir l’accés a la informació científica i afavorir el desenvolupament acadèmic.
L’entorn de la informació científica i l’educació superior ha experimentat una transformació radical durant la darrera dècada. L’avenç de les tecnologies digitals, l’emergència de la Intel·ligència Artificial, la consolidació del paradigma de la Ciència Oberta i els nous hàbits de treball del PDI, PTGAS (amb el teletreball) i de l’alumnat han canviat profundament les necessitats de la comunitat universitària.
Així doncs, mentre es manté una infraestructura de biblioteques físiques molt rellevant (10 edificis, 34.000 m² de superfície, 4.379 punts d’estudi i més de 2 milions de visites presencials anuals) per a diferents tipus d’usos: estudi, lectura relaxada, consulta de col·leccions i activitats culturals, l’ús dels fons s’ha desplaçat significativament cap a l’entorn digital. Així ho indiquen les xifres: el préstec de documents físics se situa en 220.000 operacions anuals i les descàrregues de continguts digitals superen els 2,3 milions, d’una col·lecció electrònica de més d’un milió de llibres i revistes digitals accessible les 24 hores. Així mateix, l’activitat de formació especialitzada atreu anualment més de 8.000 persones.
Un model organitzatiu dissenyat, principalment, per a la gestió del préstec i la custòdia de col·leccions físiques representava un risc progressiu de desconnexió respecte a les prioritats estratègiques de la UAB. Fa uns anys, s’havia incorporat amb èxit el suport a la recerca però calia ampliar-ne el contingut i els recursos dedicats.
Per tal de garantir que les biblioteques continuïn sent un motor imprescindible de serveis per a la docència i la recerca, el Servei de Biblioteques va iniciar fa cinc anys un projecte estratègic de revisió i redisseny integral de la seva estructura organitzativa i dels perfils professionals de la seva plantilla.
Aquest canvi en la demanda del PDI i l’alumnat exigia una evolució paral·lela en la dedicació de la plantilla: calia reduir les hores destinades a tasques recurrents per concentrar el talent del personal en serveis d’alt valor afegit. L’objectiu fonamental ha estat evolucionar «de les col·leccions a les comunitats»[1], per oferir un acompanyament especialitzat en àmbits com la gestió de dades científiques, la publicació en accés obert, la creació de materials docents digitals, el suport a l’avaluació de la recerca, així com dur a terme activitats de dinamització.
Innovar sense augmentar els recursos
El projecte s’ha hagut de desenvolupar tenint en compte els següents elements:
- Marc de la funció pública: Els canvis de perfils professionals i la selecció de personal es regeixen per normatives específiques que s’han de seguir en tots els processos.
- Creixement zero de plantilla: El nou model organitzatiu no podia incloure el creixement del nombre d’efectius en l’equip de biblioteques.
- Impacte pressupostari reduït: L’actualització de llocs de treball no podia suposar un increment elevat de la despesa de personal.
- Sense noves infraestructures: No hi havia possibilitat de construir nous edificis.
Aquests condicionants van fer indispensable adoptar una metodologia d’anàlisi rigorosa basada en dades, per reassignar els recursos humans existents cap a les noves prioritats.
La Metodologia en quatre fases
El procés de transformació s’ha desplegat en quatre fases temporals:
- Fase 1: Benchmarking i tendències globals (2021–2022). Anàlisi de les millors pràctiques en biblioteques universitàries europees, identificant la creixent necessitat de perfils centrats en la Ciència Oberta, l’experiència d’usuari (UX) i les eines tecnològiques.
- Fase 2: Mapa de processos i anàlisi d’indicadors (2023). Elaboració d’una graella d’indicadors per als onze processos del sistema de qualitat de les Biblioteques de la UAB. A partir d’aquesta graella d’indicadors ponderats, les categories laborals, els indicadors de rendiment i la literatura especialitzada es va avaluar de manera objectiva la càrrega de treball de cada unitat.
- Fase 3: Comunicació i negociació (2024). Presentació del model, anàlisi de punts crítics, comunicació interna i negociació amb els òrgans de govern i els agents socials. L’alineació amb els criteris generals de la universitat va permetre assolir l’aprovació del model per unanimitat.
- Fase 4: Implementació i full de ruta (en curs). Aquesta etapa executa el pla de desplegament per consolidar els nous perfils i organigrames.
Impacte en la plantilla i creació de nous perfils professionals
La magnitud de la transformació queda reflectida en les dades d’impacte sobre l’equip humà del servei:
| Indicador de la transformació | Impacte quantitatiu |
| Personal analitzat i afectat | 145 professionals (87% de la plantilla total) |
| Llocs de treball promocionats | 112 places amb millora de categoria i salarial (77%) |
| Requalificació de places bàsiques | 13 llocs transformats en perfils tècnics avançats |
| Processos de selecció i mobilitat | 40 places a convocar en 7 processos de selecció |
Aquesta reorganització ha permès introduir nous perfils especialitzats estratègics per a l’activitat acadèmica actual, com ara l’especialista en la gestió i preservació de dades de recerca, el tècnic de comunicació per a la difusió i dinamització amb la comunitat i l’especialista TIC per a l’optimització de les plataformes digitals.
Així mateix, l’estructura funcional s’ha coordinat al voltant de grans àrees transversals: Serveis per a la Recerca, Serveis per a la Docència, Gestió de la Col·lecció, Divulgació i Tecnologia, que complementen el servei de qualitat que ofereixen les Biblioteques de Ciència i Tecnologia, Ciències Socials, Comunicació i Hemeroteca General, Humanitats, Medicina, Veterinària i Sabadell.
Núria Casaldàliga Rojas
Directora del Servei de Biblioteques
Anna Florensa Farré
Sotsdirectora del Servei de Biblioteques
La UAB amb els Objectius de Desenvolupament Sostenible
[1] Seguint la frase de David Lankes: “Bad libraries build collections, good libraries build services, great libraries build communities”. Expect more: Demanding better libraries for today’s complex world.