En noviembre de este mismo año, según señala la disposición final decimoctava en su apartado quinto, entrará en vigor la Ley 11/2023 de 8 de mayo[1], que incorpora a nuestro ordenamiento diversas Directivas de la Unión Europea. Entre las cuestiones que se introducen estará el poder realizar los servicios notariales online, tanto para personas físicas como jurídicas, abriendo así la puerta a la consolidación de la digitalización de las actuaciones notariales, y a su vez el pleno reconocimiento de la firma notarial online.
El título IV de la nueva ley, traspone, entre otras, la Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019, por la que se modifica la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades. Se constata que para la ley es primordial posibilitar el poder realizar determinadas actuaciones notariales, exigidas legalmente, sin tener una persona física o persona jurídica europea la necesidad de desplazarse presencialmente a otro Estado miembro, es decir se podrá llevar a cabo la comparecencia digital mediante medios electrónicos. También se posibilitará la autorización notarial por videoconferencia de determinados actos y negocios jurídicos especialmente los de carácter mercantil; como consecuencia de todo ello, se modifica la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862, entre otras muchas.
Una de las novedades que nos aporta la ley es la posibilidad normativa de otorgar documento de fe pública a través de comparecencias vía videoconferencia, e incluso la comparecencia digital. La propia Directiva europea nos señala que el hecho de establecer un sistema para la realización de las actuaciones notariales online debe, de igual modo, garantizar la seguridad jurídica de éstas, y no dar cabida a actos ilícitos, como pudieran ser los posibles fraudes fiscales, el encubrimiento de blanqueo de capitales, las praxis de suplantación de identidad, incumplimiento de protección de datos, entre otras casuísticas.
Manifiestamente, la nueva ley apuesta por las gestiones notariales online, por su agilidad y rapidez, por la no obligatoriedad de la presencialidad para otorgar la fe pública, pero sobre todo por la conectividad entre los sistemas de registro notarial con resto de registros de las Administraciones públicas, los registros de la propiedad, el registro mercantil, de manera que se pueda contar con una interconectividad integrada de registros con el objeto de que comunicaciones e informaciones fluyan con mayor celeridad. Por tal motivo, la seguridad jurídica se coloca en el punto de mira de las actuaciones notariales online, podemos prever que se deberán incorporar sistemas de certificación que refuercen la seguridad jurídica necesaria para asegurar identidad, control y registro de los actos y negocios jurídicos realizados digitalmente.
Desde hace dos décadas, aproximadamente, el Consejo General del Notariado[2] puso a disposición de las Notarías, la sede electrónica para la gestión y envío de los documentos electrónicos; a su vez se instaló el Portal Notarial del Ciudadano[3], desde esta plataforma digital el ciudadano actualmente puede dar seguimiento electrónico a la gestión de sus trámites. Una vez entre en vigor la nueva ley, desde este mismo portal, ciudadanos y empresas podrán realizar actos y negocios jurídicos que anteriormente precisaban de la prespecialidad, y que desde noviembre podrán resolverse digitalmente sin desplazase a la notaría.
Obviamente son muchas las ventajas que lleva consigo el posibilitar las gestiones notariales online, sin duda, la cuestión de relevancia recae en el hecho de sustituir la audiencia presencial ante notario para el otorgamiento de fe pública de una gestión concreta para posibilitar el otorgamiento a distancia, sin ver disminuido el control y seguridad jurídica de la función notarial, implementando sistemas que permitan prevenir acciones de ciberdelincuencia a los sistemas y registros electrónicos.
El punto focal de la modificación de la antigua Ley del Notariado lo encontramos en el artículo 34 de la Ley 11/2023. Es cierto, que existen actualmente sistemas que ofrecen la seguridad jurídica necesaria para el control, registro y conservación de los documentos electrónicos de las gestiones notariales, tales como el protocolo digital utilizado para acceder al documento electrónico desde la consulta motivada por parte del Consejo General del Notariado y las Administraciones públicas, la utilización de la firma digital cualificada desde la sede electrónica oficial de la notaría. Este mismo artículo señala la como los instrumentos del protocolo electrónico serán considerados originales o matrices al igual que el realizado en un soporte de papel, como tradicionalmente se venía realizando, en caso de discordancia prevalece el contenido del soporte en papel.
Otra de las ventajas que presenta la nueva ley, es la circulación de los documentos digitales notariales de manera fácil, ágil y segura. Desde hace varios años se puede aplicar el código de seguridad de verificación, CSV, código único que identifica a un documento electrónico, este sistema es utilizado habitualmente en las sedes judiciales electrónicas y sedes electrónicas de las Administraciones públicas. La Ley 11/2023 apunta a la inminente necesidad de incorporar esta modalidad de código en las actuaciones notariales como exigencia necesaria que permita reforzar la seguridad jurídica, así como asegurar las funciones de localización y verificación de autenticidad del documento electrónico de quien lo ha otorgado, como ya establecen actualmente la Ley 39/2015 y Ley 40/2015. Pensemos en la entrega de las copias electrónicas de las actuaciones notariales. Hoy algunas notarías ya han implementado este sistema, con la comodidad que representa para los usuarios de estos servicios, quienes, sin necesidad de desplazarse de manera presencial, y de forma inmediata a la solicitud recibirán en sus correos las copias electrónicas autorizadas del notario.
Se perfila como uno de los mecanismos válidos de control y registro el depósito en el Consejo General del Notariado de los protocolos electrónicos notariales teniendo acceso a éstos únicamente el notario titular, en equidad a lo que sucede actualmente con los protocolos en papel. En la misma línea, otro de los instrumentos de gestión de los servicios digitales notariales, el actual Portal Notarial del Ciudadano, sede electrónica notarial, será la única plataforma oficial y se gestionará por el Consejo General del Notariado, de nuevo se solicitará la forma electrónica cualificada de los notarios. Por lo tanto, las garantías de seguridad jurídica procederán de la utilización de una única sede electrónica como canal oficial y de la solicitud de firma electrónica cualificada al notariado.
Un sinfín de actos y negocios jurídicos podrán realizarse desde noviembre con agilidad, rapidez y sin desplazamiento o utilización del papel en las notarías mediante videoconferencia o comparecencia digital, desde matrimonios y divorcios hasta las constituciones o modificaciones societarias, entre muchos otros. Uno de los principales interrogantes es si quedará asegurado el control ante el otorgamiento de la fe pública notarial, y en suma si los sistemas actuales precisan ser reforzados como acción preventiva de ciberseguridad. Asimismo, cabe preguntarse si el hecho de digitalizar la función notarial comportará un reflejo en el ajuste de los costes referentes a los tarifarios aplicados hoy a las actuaciones notariales.
Dra. Mónica Perna Hernández
[1] Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos, en BOE nº110, de 9 de mayo de 2023.
[2] Consejo General del Notariado.
[3] Portal Notarial del Consejo – Sede electrónica notarial.