La gestió i manteniment del FonsHL suposa d’una banda, la localització, selecció i anàlisi de les novetats bibliogràfiques i d’altra banda, la incorporació de referències retrospectives encara no presents al catàleg.
Per aconseguir una actualització exhaustiva del catàleg:
- Fem un seguiment de les novetats editorials aparegudes a editorials, centres d’estudis, arxius i museus i catàlegs bibliogràfics.
- Mantenim actualitzat el buidatge d’una selecció de revistes d’àmbit local i revistes generals d’interès per al projecte.
Per incorporar referències antigues, no presents encara al catàleg:
- Realitzem un buidatge sistemàtic, per comarques, de les referències presents en catàlegs bibliogràfics i altres repositoris. D’aquesta forma ens assegurem de localitzar i analitzar tota la bibliografia de cada municipi de la comarca.
Cada any incorporem el buidatge retrospectiu de quatre comarques. L’any 2023 es treballa en les comarques de l’Urgell, l’Alt Camp, Baix Empordà i Ribera d’Ebre.